Tagesordnung festlegen

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Funktionen einer Tagesordnung

Eine Tagesordnung hat zwei wichtige Funktionen:

1) Sie fasst Ihre inhaltliche Vorbereitung zusammen. Indem Sie nämlich den Ablauf der Sitzung planen und die anstehende Verhandlung in einzelne Punkte oder Schritte gliedern, müssen Sie alles Material, das Sie gesammelt haben, ebenso wie die Zielvorgaben, die Sie sich stellen, sortieren, in eine zeitliche Abfolge bringen und jeden einzelnen Punkt auch sprachlich zusammenfassen und auf eine griffige Formel bringen. Das präzisiert zugleich auch Ihre strategischen Überlegungen.

2) Mit einer guten Tagesordnung, die immer auch eine realistische und saubere Zeitplanung umfasst, können Sie eine Verhandlung gewissermaßen prägen, ihr Ihren Stempel aufdrücken. Und: Die Gegenseite merkt, dass Sie es ernst meinen.

Wichtig ist, dass Sie vor Verhandlungsbeginn die Zustimmung aller Teilnehmer (auch der Gegenseite!) zu den einzelnen Punkten der Tagesordnung einholen. Solche Vorgespräche können Ihnen übrigens wichtige Hinweise über Strategie und "Gestimmtheit" der anderen Seite geben.

Strategische Bedeudung

Die einzelnen Punkte der Tagesordnung sind ein wichtiger Bestandteil Ihrer Verhandlungsstrategie. Entsprechend sollten Sie sich für die Erstellung genügend Zeit nehmen. Grundsätzlich hat eine gute Tagesordnung drei Aufgaben zu erfüllen:

1. Sie legt fest, worüber gesprochen wird, und macht die einzelnen Verhandlungspunkte gewissermaßen "offiziell". Dabei lässt sie sich vom Grundsatz leiten: "Vom Leichten zum Schweren."
2. Sie beeinflusst den inhaltlichen und organisatorischen Ablauf der Diskussion, indem sie die Rangfolge der einzelnen Verhandlungspunkte festlegt und für jeden Punkt einen Verantwortlichen bestimmt, der ihn vorträgt.
3. Und sie bestimmt den zeitlichen Ablauf, indem sie jedem einzelnen Punkt einen bestimmten Zeitrahmen setzt, und in der Verhandlung ist es die Aufgabe des Verhandlungsführers (des "Leiters"), dafür zu sorgen, dass die Zeitvorgaben eingehalten werden.

Übrigens ist eine realistische Zeitplanung schon wegen der Arbeitsbelastung der Beteiligten wichtig. Das heißt: Viele reagieren verärgert, wenn die Zeit über Gebühr überzogen wird und sich Verhandlungen endlos hinziehen. Setzen Sie also immer einen zeitlichen Endpunkt der Verhandlung fest, und planen Sie die Zeit so, dass die Tagesordnung eingehalten werden kann.

Wer legt die Tagesordnung fest?

Grundsätzlich gilt: Die Seite, welche die Tagesordnung festlegt, hat in der Regel das größere Interesse an dem Treffen. Ihr steht normalerweise die erste Redezeit zu. Wenn Sie von der Gegenseite eine Tagesordnung erhalten, dann sollten Sie diese genau prüfen und Ihre Strategie entsprechend anpassen. Sprechen Sie mit der Gegenseite über Ihre Änderungswünsche. Dies kann eine Änderung der Rednerliste sein, Sie können aber auch Ergänzungen oder Änderungen einzelner Tagesordnungspunkte vorschlagen. Merken Sie sich gut, wie die Gegenseite auf Ihre Vorschläge reagiert, dies gibt Ihnen wichtige Hinweise darauf, mit wem Sie es zu tun bekommen.

Zusammengefasst

• Mit einer guten Tagesordnung prägen Sie den Ablauf der Verhandlung.
• Tagesordnungen sollten sprachlich einfach gefasst und präzise formuliert sein.
• Setzen Sie für jeden Tagesordnungspunkt einen zeitlichen Rahmen.

Die Vorbereitung

• Richtig Verhandeln - wie geht das?
• Wie funktioniert eine Verhandlung?
• Übersicht: Verhandlungsthemen
• Ziele und Prioritäten
• Zur Bedeutung unterschiedlicher Wertvorstellungen
• Die richtigen Informationen
• Die Gegenseite einschätzen
• Die Wahl der Strategie/Rollenverteilung
• Nicht unterschätzen: Die Sitzordnung
• So schaffen Sie Atmosphäre